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Datenschutzerklärung des Servicebüro für Täter-Opfer-Ausgleich und Konfliktschlichtung des DBH-Fachverband e.V.

 

Wir möchten Sie über die Art, den Umfang und Zwecke der Erhebung, Nutzung sowie Verarbeitung personenbezogener Daten informieren. Hierbei ist uns der Schutz Ihrer persönlichen Daten ein besonderes Anliegen. 
Der DBH-Fachverband e.V. gewährleistet die Vertraulichkeit Ihrer personenbezogenen Daten dadurch, dass unsere Mitarbeiter*innen den Datenschutz zu wahren haben und nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu) zur Verschwiegenheit verpflichtet sind und unsere Sicherheitsvorkehrungen dem aktuellen Stand der Technik zeitnah angepasst werden.

  1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Internetseite der Einrichtung „Servicebüro für Täter-Opfer-Ausgleich und Konfliktschlichtung“ (im Folgenden „TOA-Servicebüro“) des DBH – Fachverband für Soziale Arbeit, Strafrecht und Kriminalpolitik e.V. (im Folgenden auch „DBH-Fachverband e.V.“): toa-servicebuero.de durch den Verantwortlichen:

DBH – Fachverband für Soziale Arbeit, Strafrecht und Kriminalpolitik e.V.
Josef-Lammerting-Allee 16
50933 Köln
(Im Folgenden „DBH-Fachverband e.V.“)

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:
Dr. Andreas Pinheiro
Berrenrather Str. 274, 50937 Köln 
Telefon +49 221 719 091 6 
info@ap-datenschutz.de 

Sie können sich jederzeit bei Fragen zum Datenschutzrecht oder Ihren Betroffenenrechten direkt an uns oder unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

2. Verarbeitung personenbezogener Daten und Zwecke der Verarbeitung

2.1 Webhosting

Unser Internetauftritt wird von dreikern GmbH, Görresstr. 7, 50674 Köln als technischer Dienstleister in unserem Auftrag und nach unseren Vorgaben vorgehalten. Mit dreikern hat der DBH-Fachverband e.V. einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Beim Aufruf unserer Internetseiten sendet Ihr verwendeter Browser automatisch Informationen an den Webserver, um einen Verbindungsaufbau zu unserer Internetseite zu ermöglichen. Diese sind:

  • IP-Adresse Ihres Endgeräts,

  • Browsertyp und Browserversion, 

  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs.

Rechtsgrundlage:
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der IP-Adresse ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

Diese Informationen werden benötigt, um (1) die Inhalte unserer Internetseite korrekt auszuliefern, (2) die Inhalte unserer Internetseite zu optimieren, (3) die dauerhafte Funktionsfähigkeit unserer informationstechnologischen Systeme und der Technik unserer Internetseite zu gewährleisten sowie (4) um Strafverfolgungsbehörden im Falle eines Cyberangriffes die zur Strafverfolgung notwendigen Informationen bereitzustellen.

Aus der Speicherung dieser Informationen in den Logfiles können keine unmittelbaren Rückschlüsse auf die Identität erfolgen. Darüber hinaus setzen wir beim Besuch unserer Internetseite Cookies zur Analyse ein. Hierzu müssen Sie aktiv einwilligen. Nähere Erläuterungen dazu unter 5.

Speicherdauer:
Server-Logfiles werden gespeichert und nach 14 Tagen automatisch gelöscht.

2.2 Kontakt mit uns

Wenn Sie per Formular auf unserer Internetseite, per E-Mail oder per Telefon Kontakt mit uns aufnehmen, werden Ihre angegebenen Daten zwecks Bearbeitung der Anfrage gespeichert. Bei der Kontaktaufnahme über unsere Internetseite sowie per E-Mail werden erfasst:

  • Name,

  • E-Mail-Adresse,

  • Datum und Uhrzeit der Übermittlung durch den Server.

Die bei der Kontaktaufnahme angegebenen Daten können in einem Customer-Relationship-Management System („CRM System") oder vergleichbarer Anfragenorganisation mit einer Kontakthistorie gespeichert werden, um Ihre Anfrage weiter zu bearbeiten.

Rechtsgrundlage:
Sofern Sie einen Kommunikationsweg nutzen, erfolgt die Eingabe personenbezogener Daten auf ausdrücklich freiwilliger Basis. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Speicherdauer:
Die von Ihnen uns übermittelten Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z.B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen, insbesondere Aufbewahrungsfristen, bleiben davon unberührt.

2.3 Newsletter

Sie haben die Möglichkeit, über unsere Internetseite unseren Newsletter zu abonnieren. Hierfür benötigen wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Erklärung, dass Sie mit dem Bezug des Newsletters einverstanden sind. Mit der Anmeldung zum Newsletter speichern wir ebenfalls Ihre IP-Adresse und das Datum und die Uhrzeit der Anmeldung. Wir nutzen hierzu das Tool Mautic, das selbst von uns gehostet wird. Zudem können wir auf nicht personalisierte Daten zugreifen, die Öffnungs- und Klickraten erheben, verarbeiten, analysieren und speichern. Sobald Sie sich für den Newsletter angemeldet haben, senden wir Ihnen eine E-Mail mit einem Link zur Bestätigung der Anmeldung (Double-Opt-In-Verfahren). Die Anmeldung zum Newsletter wird von uns protokolliert. Wir sind verpflichtet, den Anmeldevorgang jederzeit zum Abruf bereitzuhalten. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. 

Rechtsgrundlage:
Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung erfolgt aufgrund Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.

Die Abmeldung ist jederzeit möglich, z.B. über den Abmeldelink am Ende des Newsletters. Alternativ können Sie Ihren Abmeldewunsch uns jederzeit über  info@toa-servicebuero.de mitteilen.

Speicherdauer:
Die Speicherung Ihrer Daten erfolgt so lange, bis Sie aktiv den Newsletter abstellen. Wir löschen anschließend umgehend Ihre Daten im Zusammenhang mit dem Newsletter-Versand.

2.4 Fachstellensuche 

Sie haben die Möglichkeit, sich in unsere Fachstellensuche einzutragen. Zur Aufnahme in die Datenbank und Ausweisung in der Ergebnissuche benötigen wie folgende Angaben, die im Formular eingetragen werden können:

  • Name der Fachstelle
  • Kontaktperson(en)
  • E-Mail
  • Adresse
  • Telefon

Freiwillig können Sie weiteren Angaben tätigen, wie Angaben zum Tätigkeitsbereich, Organisation des TOA-Angebots, Angaben zur Zertifizierung der Einrichtung.

Rechtsgrundlage:
Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung erfolgt aufgrund Ihrer ausdrücklichen Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.

Die Austragung aus der Datenbank der Fachstellensuche ist jederzeit möglich. Teilen Sie uns den Austragewunsche über info@toa-servicebuero.de mit.

Datenweitergabe:
Eine Weitergabe Ihrer übermittelten personenbezogene Daten an Dritte erfolgt unsererseits nicht. Bedenken Sie, dass die eingebebenen Daten über die Fachstellensuche von jeder Person aufgerufen und gespeichert werden können.

Speicherdauer:
Die Speicherung Ihrer Daten erfolgt so lange, bis Sie sich aktiv aus der Datenbank austragen oder wir feststellen müssen, dass Ihre Angaben nicht mehr zutreffend sind oder Ihre Fachstelle nicht mehr tätig ist.

2.5 Bestellung von Publikationen und weiteren Materialien

Für die Bestellungen von Publikationen sowie weiteren Materialien auf unserer Internetseite ist die Eingabe von personenbezogenen Daten erforderlich, die zur Abwicklung der Bestellung und des Versandes notwendig ist. Hier können gespeichert werden: 

  • Name (ggf. Organisation), 

  • Rechnungs-/Lieferanschrift,

  • E-Mail-Adresse,

  • Telefonnummer (freiwillig),

  • Menge des Produkts,

  • Preis des Produkts, 

  • IP-Adresse sowie 

  • Datum und Uhrzeit der Bestellung.

Rechtsgrundlage:
Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die Bearbeitung der Bestellung, Erfüllung des Kaufvertrages und den vorvertraglichen Maßnahmen.

Speicherdauer:
Die von Ihnen uns übermittelten Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Zwingende gesetzliche Bestimmungen, insbesondere Aufbewahrungsfristen, bleiben davon unberührt.

2.6 Abschluss eines Zeitschriftenabonnements

Sie haben die Möglichkeit über die Website (www.toa-servicebuero.de) ein Abonnement der Zeitschrift TOA-Magazin abzuschließen.  Zur Durchführung des Abonnements und für den Versand der Zeitschrift ist die Eingabe von personenbezogenen Daten erforderlich.

 Hier können gespeichert werden: 

  • Name (ggf. Organisation), 

  • Rechnungs-/Lieferanschrift,

  • E-Mail-Adresse,

  • Telefonnummer (freiwillig),

  • IP-Adresse sowie,

  • Datum und Uhrzeit der Bestellung.

Rechtsgrundlage:
Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die Bearbeitung der Bestellung, Erfüllung des Kaufvertrages und den vorvertraglichen Maßnahmen.

Datenweitergabe:
Die personenbezogenen Daten (Name, Postanschrift) werden an den beauftragten Dienstleister zum Zwecke des Drucks und Versands des TOA-Magazins weitergegeben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Mit dem Dienstleister ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen worden.

Speicherdauer:
Die Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (Abbestellung des TOA-Magazins). Nach Beendigung der der Abonnementlieferung werden die Daten aufgrund handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen bis zu zehn Jahre gespeichert.

2.7 Anmeldung zur Teilnahme an Veranstaltungen

Auf der Internetseite des DBH-Fachverband e.V. können Sie sich zu verschiedenen Veranstaltungen online anmelden. Wir bieten Veranstaltungen an, die online und in Präsenz durchgeführt werden. 

Für die Anmeldung zu einer Veranstaltung werden folgende Daten gespeichert und verarbeitet:

  • Name,

  • Anschrift,

  • Telefonnummer,

  • E-Mail-Adresse,

  • Berufsbezeichnung (freiwillig).

Darüber hinaus werden erfasst: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anmeldung, Veranstaltungsart, Veranstaltungstitel sowie Veranstaltungsnummer. 

Die personenbezogenen Daten, die Sie uns durch die Anmeldung zur Verfügung stellen, werden für für folgende Zwecke verwendet:

  • Bestätigung der Anmeldung,

  • Abschluss eines Teilnehmendenvertrages,

  • Erstellung und Zusendung der Rechnung,

  • Einholung von Feedback zur Veranstaltung,

  • Erstellung von Teilnehmendenlisten und Namensschildern (sofern Sie zugestimmt haben).

Datenweitergabe:
Wir übermitteln personenbezogene Daten an Dritte nur dann, wenn dies im Rahmen der Vertragsabwicklung notwendig ist, etwa an Hotels/Tagungshäuser zur Reservierung/Belegung von Übernachtungszimmern bei Präsenzveranstaltungen. In diesem Fall wird nur der Name übermittelt.

Rechtsgrundlage:
Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die Erfüllung des Teilnehmendenvertrages und ist zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich.

Speicherdauer:
Die von Ihnen uns übermittelten Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Die bei kostenpflichtigen Veranstaltungen erhobenen personenbezogenen Daten werden grundsätzlich bis zum Ablauf der regelmäßigen Verjährungsfrist von 6 Jahren nach Schluss des Jahres, in dem die Veranstaltung stattfand, gespeichert und danach gelöscht.  Zwingende gesetzliche Bestimmungen, insbesondere Aufbewahrungsfristen, bleiben davon unberührt.

2.8 Teilnahme an einer Onlineveranstaltung

Für eine Teilnahme an einer onlinebasierten Veranstaltung (z.B. per Video und/oder Audio) gelten ergänzend folgende Hinweise.

Für die Durchführung der Online-Veranstaltungen nutzen wir die Videokonferenzsoftware BigBlueButton. BigBlueButton ist eine Open-Source Webkonferenzplattform mit dem Fokus auf E-Learning Szenarien. Das Videokonferenzsystem wird vom DBH-Fachverband e.V. auf einem eigenen Server in einem deutschen Rechenzentrum gehostet. Mit dem technischen Dienstleister hat der DBH-Fachverband e.V. einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Das Rechenzentrum ist nach dem BSI-Standard ISO/IEC 27001 zertifiziert. Für die BigBlue-Button-Instanz finden Sie gemäß Art. 13 DSGVO weitere Informationen hier: https://www.dbh-online.de/bbb-datenschutz/. 

Wenn Sie an einer Online-Veranstaltung teilnehmen, werden Sie zur Eingabe eines Namens aufgefordert. Zusätzlich kann die Eingabe eines Passwortes für die Teilnahme erforderlich sein. Diese Daten werden nur bis zur Beendigung der jeweiligen Videokonferenz verarbeitet und anschließend gelöscht. Beachten Sie bitte, dass der Name von der Videokonferenz sowie Datum, Uhrzeit und Dauer des Onlinemeetings in Ihrem Browser lokal gespeichert werden können.

Die Teilnahme an einer Online-Veranstaltung erfolgt (1) per E-Mail-Einladung oder (2) über die Website https://www.toa-servicebuero.de wird ein Link zur Webkonferenzplattform BigBlueButton zur Verfügung gestellt.

Es findet grundsätzlich keine Aufnahme von Videokonferenzen statt. Eine Aufnahme kann nur mit beiderseitigem Einvernehmen der Nutzer:innen angefertigt werden. 

Rechtsgrundlage:
Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die Erfüllung des Teilnehmendenvertrages und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Hier besteht das Interesse des Betreibers an der effektiven Durchführung von Onlineveranstaltungen.

Datenweitergabe:
Personenbezogene Daten, die bei der Verwendung von BigBlueButton verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern diese nicht zur weiteren Verarbeitung und/oder Weitergabe bestimmt sind.

Speicherdauer:
Um den Betrieb der BigBlueButton-Instanz zu gewährleisten, Fehler zu finden und unbefugten Zugriff auf die Server feststellen zu können, werden Zugriffe auf bbb.dbh-fachverband.de protokolliert. Rechtsgrundlage zur Speicherung der Logdaten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.  Hierbei werden folgende Daten erfasst:

  • Browsertyp und Browserversion,

  • IP-Adresse,

  • Uhrzeit der Anfrage,

  • aufgerufene Seite.

Alle Daten werden nach sieben Tagen gelöscht.

2.9 Nutzung der Jitsi Meet-Instanz jitsi.dbh-meet.de (Videokonferenzen)

Mit der vom DBH-Fachverband e.V. selbst gehosteten Open-Source-Software Jitsi Meet können Mitglieder des DBH-Fachverband e.V.  sowie Dritte Webkonferenzen durchführen. Der für die Jitsi Meet-Instanz jitsi.dbh-meet.de genutzte Server wird vom DBH-Fachverband e.V. selbst auf einem eigenem Server in einem deutschen Rechenzentrum betrieben. Mit dem technischen Dienstleister hat der DBH-Fachverband e.V. einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Wenn Sie an einer Videokonferenz auf der Jitsi Meet-Instanz teilnehmen, werden Sie zur Eingabe eines Namens aufgefordert. Zusätzlich kann die Eingabe eines Passwortes für die Teilnahme erforderlich sein. Diese Daten werden nur bis zur Beendigung der jeweiligen Videokonferenz verarbeitet und anschließend gelöscht. Beachten Sie bitte, dass der Name von der Videokonferenz sowie Datum, Uhrzeit und Dauer des Onlinemeetings in Ihrem Browser lokal gespeichert werden können.

Datenweitergabe:
Personenbezogene Daten, die bei der Verwendung der Jitsi Meet-Instanz verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern diese nicht zur weiteren Verarbeitung und/oder Weitergabe bestimmt sind.

Rechtsgrundlage:
Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die Erfüllung des Teilnehmendenvertrages und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Hier besteht das Interesse des Betreibers an der effektiven Durchführung von Videokonferenzen.

Speicherdauer:
Um den Betrieb der Jitsi Meet-Instanz zu gewährleisten, Fehler zu finden und unbefugten Zugriff auf die Server feststellen zu können, werden Zugriffe auf jitsi.dbh-meet.de protokolliert. Rechtsgrundlage zur Speicherung der Logdaten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.  Hierbei werden folgende Daten erfasst:

  • Browsertyp und Browserversion,

  • IP-Adresse,

  • Uhrzeit der Anfrage,

  • aufgerufene Seite.

Alle Daten werden nach sieben Tagen gelöscht.

2.10 SevDesk – Rechnungswesen

Wir nutzen die Software-as-a-Service Lösung SevDesk von der Firma SevDesk GmbH, Hauptstraße 115, 77652 Offenburg für die Erstellung, die Dokumentation und den Versand von Rechnungen. Diese erfolgt auf Grundlage von Art. 28 Abs. 1 DSGVO. Zur Datenschutzerklärung von SevDesk https://www. sevdesk.de/sicherheit-datenschutz.

Zur Rechnungsstellung werden in der Kontaktverwaltung in SevDesk folgende personenbezogene Daten erfasst:

  • Name (ggf. Organisation),

  • Rechnungsadresse (Postanschrift, E-Mail-Adresse),

  • bestellte Produkte / gebuchte Veranstaltungen,

  • Kundennummer, Debitorennummer.

Rechtsgrundlage:
Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b und lit. f DSGVO zu den genannten Zwecken für die Erfüllung des Vertrages und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.

Speicherdauer:
Die von Ihnen uns übermittelten Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Zwingende gesetzliche Bestimmungen, insbesondere Aufbewahrungsfristen, bleiben davon unberührt.

2.11 Buchhaltung - DATEV

Wir nutzen die Software-as-a-Service Lösung DATEV Unternehmen Online von DATEV eG, Paumgartnerstr. 6 – 14, 90429 Nürnberg zur vorbereitenden Buchhaltung, Kommunikation mit dem Steuerberater und zur Belegspeicherung. Zur Datenschutzerklärung der DATEV eG: https://www.datev.de/web/de/mydatev/online-anwendungen/ und https://www.datev.de/web/de/m/ueber-datev/datenschutz/.

Zur Buchung von Geschäftsvorfällen werden in DATEV personenbezogene Daten erfasst.

Rechtsgrundlage:
Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b und lit. f DSGVO zu den Zwecken der Teilnahme an Veranstaltungen und Abwicklung von Bestellungen und der daraus resultierenden Erfüllung des Vertrages und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Nr. 2.4 bis 2.6).

Speicherdauer:
Die von Ihnen uns übermittelten Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z.B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen, insbesondere Aufbewahrungsfristen, bleiben davon unberührt.

2.12 Kollaboratives Arbeiten: CryptPad

Mit CryptPad (pad.dbh-meet.de) kann man verschiedene Arten von Dokumenten anlegen und kollaborativ bearbeiten. Dazu zählen Schreibdokumente, Tabellen, Umfragen, Kanban Boards zur Planung sowie Whiteboards, auf denen gemeinsam von unterschiedlichen Geräten aus gezeichnet oder gebrainstormt werden kann. CryptPad legt alle Daten verschlüsselt auf dem Server ab und entschlüsselt sämtliche Inhalte in Ihrem Webbrowser, so dass die Administrator*innen die Inhalte nicht lesen können.

Datenweitergabe:
Personenbezogene Daten, die bei der Verwendung der CryptPad verarbeitet werden, können nicht an Dritte weitergegeben, da diese vollverschlüsselt sind.

Rechtsgrundlage:
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt aufgrund der erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Die Einwilligung haben Sie uns vor der erstmaligen Nutzung des Dienstes gegeben. Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Nutzung von CryptPad Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Nutzung im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Hier besteht das Interesse des Betreibers an der effektiven Durchführung von kollaborativem Arbeiten.

Speicherdauer:
Wenn Sie CryptPad über „https://pad.dbh-meet.de“ benutzen, werden verschiedene personenbezogene automatisiert verarbeitet. Vom Endgerät können folgende Informationen übermittelt werden:

  • Browsertyp/ -version

  • verwendetes Betriebssystem

  • Referrer URL (die zuvor besuchte Seite)

  • Hostname des zugreifenden Rechners (IP-Adresse)

  • Datum und Uhrzeit der Serveranfrage

Diese Informationen werden übermittelt, allerdings nicht auf dem Server gespeichert.

Wenn Sie ein Benutzerkonto angelegt haben, werden folgende personenbezogene Informationen auf dem Server gespeichert:

  • Benutzername

Cryptpad verschlüsselt alle Inhalte im Browser. Auf dem Server werden nur verschlüsselte Inhalte abgelegt. Daher können wir nicht auf den Inhalt zugreifen. Daten können Personen nicht zugeordnet werden. Es können daher keine Auskünfte zu personenbezogenen Daten gegeben werden, keine Daten berichtigt oder vervollständigt werden. Daten können nicht herausgegeben werden. Inhalte können gelöscht werden, allerdings nur durch den Nutzer / die Nutzerin selbst.

2.13 Cloudspeicher-Anwendung Nextcloud

Der DBH-Fachverband e.V. betreibt einen zentralen Cloudspeicherdienst (Nextcloud) einschließlich darin eingebundener Zusatzanwendungen zum Austausch und gemeinsamen Bearbeiten von Daten. Diese Daten können via Link auch externen Personen (wie Teilnehmenden, Referierenden, Vertragspartner*innen) zugänglich gemacht und die Bearbeitungsrechte individuell angepasst werden.

Folgende personenbezogene Daten werden verarbeitet:

  • Technische Protokoll- und Nutzdaten: IP-Adresse, BrowserTyp, Zeitpunkt des Zugriffs, Herkunftsadresse

  • Vor- und Familienname (falls hinterlegt)

  • Loginname

  • Gruppenzugehörigkeit

  • E-Mail-Adresse

  • Profilbild (falls hinterlegt)

  • Anteil der Speicherplatzbegrenzung

  • Activitystream (Veränderungshistorie geteilter Dokumente und alle Aktivitäten in Kalendern, To-Do-Listen, Umfragen etc. innerhalb der Berechtigungsgruppen)

  • hochgeladene Daten

  • Dateifreigaben (Infos darüber, wer welche Daten mit wem teilt)

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:

  • Verwaltung von Rechten und Rollen der Benutzer*innen entsprechend der Funktion und der Zugehörigkeit zu Gruppen

  • Technische Bereitstellung von für die Verwaltung und Nutzung der Nextcloud erforderlichen Diensten

  • Sicherheit, Wartung, Fehlerbehebung und Funktionalität dieser Dienste

Speicherung von Cookies:

Der Cloudspeicherdienst (basierend auf Nextcloud) speichert nur Cookies, die für das ordnungsgemäße Funktionieren des Dienstes selber erforderlich sind. Alle Cookies kommen direkt von dem von uns betriebenen Server, es werden keine Cookies von Drittanbietern an Ihr System gesendet.

Es werden folgende (basierend auf Nextcloud) Cookies gespeichert:

  • Session-Cookies: Sitzungs-ID, Secret Token (wird zur Entschlüsselung der Sitzung auf dem Server verwendet)

  • SameSite-Cookies: Es werden keine nutzerbezogenen Daten gespeichert, alle SameSite-Cookies sind für alle Nutzer auf allen Instanzen gleich.

  • Remember-me-Cookies: Benutzerkennung (user-ID), ursprüngliche Sitzungs-ID, Erinnerungs-Token

Datenweitergabe:
Personenbezogene Daten, die bei der Verwendung von Nextcloud verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern diese nicht zur weiteren Verarbeitung und/oder Weitergabe bestimmt sind.

Rechtsgrundlage:
Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die Erfüllung des Teilnehmenden- oder Honorarvertrages und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist, die Verarbeitung der Daten auf gesetzlichen Vorschriften nach Art. 6 Abs. 1 c DSGVO beruht, beispielsweise Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten oder aufgrund einer Interessenabwägung nach Art. 6 Abs.1 f DSGVO.

Speicherdauer:
Bei Nutzung des Speicherdienstes (Nextcloud) bleiben die Daten für die Dauer einer Sitzung persistent (d.h. in der Regel bis zum Zeitpunkt der Abmeldung aus der Nextcloud). Generelle Logdaten werden nach sieben Tagen gelöscht.

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich dann gelöscht, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

2.14 Durchführung von Umfragen

Der DBH-Fachverband e.V. betriebt einen eigenen Server zur Durchführung von Umfragen. Hierzu nutzen wir die Anwendung LimeSurvey. Befragungen erfolgen anonym. Die Verarbeitung findet auf Servern des DBH-Fachverbandes e.V. statt. Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt.

Verarbeitet werden die von Ihnen eingegebenen personenbezogene Daten sowie Datum und Uhrzeit der Eingabe.

Rechtsgrundlage:
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt aufgrund der erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.

Speicherdauer:
Um den Betrieb von LimeSurvey zu gewährleisten, Fehler zu finden und unbefugten Zugriff auf die Server feststellen zu können, werden Zugriffe auf den Server protokolliert. Rechtsgrundlage zur Speicherung der Logdaten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.  Hierbei werden folgende Daten erfasst:

  • Browsertyp und Browserversion,

  • IP-Adresse,

  • Uhrzeit der Anfrage,

  • aufgerufene Seite.

Alle Daten werden nach sieben Tagen gelöscht. Eine Verknüpfung dieser Daten mit LimeSurvey ist ausgeschlossen.

3. Weitergabe von personenbezogenen Daten an Dritte

Außer in den zuvor genannten Fällen (Anmeldung zu unseren Veranstaltungen, Bestellung von Publikationen und Materialien, Anmeldung zum Newsletter, Antragsstellung auf Mitgliedschaft, Onlinespende) geben wir Ihre personenbezogenen Daten nur an Dritte weiter, wenn:

  • Sie gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben,

  • dies gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Erfüllung eines Vertrages oder für vorvertragliche Maßnahmen mit Ihnen erforderlich ist,

  • für den Fall, dass für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland (außerhalb der EU) oder eine internationale Organisation ist ausgeschlossen.

4. SSL- bzw. TLS-VERSCHLÜSSELUNG

Die Internetseite www.toa-servicebuero.de nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, beispielsweise Anfragen, Anmeldungen oder Bestellungen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung (HTTPS). 

Wenn die SSL-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

5. COOKIES

Für die Nutzung der Website müssen keine technisch notwendigen Cookies gespeichert werden. Wir setzen einen sog. Funktions-Cookie ein, der die Cookie-Entscheidung speichert (Einwilligung oder Ablehnung von Analyse-Cookies). Der Internetauftritt ist so konfiguriert, dass das Tracking (Analyse Cookies) standardmäßig für Benutzer*innen deaktiviert ist (Opt-In Verhalten).

 Analyse-Cookies werden nur gespeichert, wenn Sie der Verwendung der Analyse-Cookies zustimmen. Hierfür setzen wir das Open-Source Analyse-Tool Matomo ein. Ist im Browser die Do-Not-Track-Einstellung gesetzt, erkennt Matomo die Entscheidung automatisch als Ablehnung. Matomo hosten wir selbst auf einem eigenen Server in einem deutschen Rechenzentrum, sodass die hier erhobenen Daten nicht an Dritte weitergeleitet werden. IP-Adressen werden in unserer Konfiguration um sechs Stellen anonymisiert und ermöglichen keinen Rückschluss auf den tatsächlichen Anschluss. 

Konkret werden folgende Cookies eingesetzt:

Unbedingt erforderliche Funktions-Cookies (Typ 1):

Diese Cookies sind zwingend erforderlich, damit Websites und deren Funktionen ordnungsgemäß arbeiten. Ohne diese Cookies können z.B. Dienste wie das Kontaktformular nicht bereitgestellt werden:

  • Cc_Cookie: Speichert die Cookie-Entscheidung auf dem Server. Gültigkeit: 182 Tage.

Analyse Cookies: Matomo Analytics Cookies (Typ 2) nach ausdrüklicher Einwilligung:

  • _pk_id: Visitor-Cookie wird verwendet, um Benutzer*innen zu unterscheiden. Er erlischt nach 13 Monaten.

  • _pk_ses: Session-Cookie. Er erlischt nach ca. 30 min.

Im Rahmen der Reichweitenanalyse von Matomo können folgenden Daten verarbeitet werden:

  • Browsertyp und die Browserversion,

  • verwendetes Betriebssystem,

  • Herkunftsland,

  • Datum und Uhrzeit der Serveranfrage,

  • Anzahl der Besuche,

  • Verweildauer auf der Website,

  • sowie die von Ihnen betätigten Links. 

Rechtsgrundlage:

Die Rechtsgrundlage für die Verwendung von Funktions-Cookies erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, ohne die der Internetauftritt nicht fehlerfrei funktioniert (z.B. Verwendung des Kontaktformulars, Bestellung von Materialien, Anmeldung zu Veranstaltungen). Die Rechtsgrundlage für die Verwendung von Analyse-Cookies erfolgt gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO aufgrund Ihrer ausdrücklichen erteilten Einwilligung. Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.

Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Website eingeschränkt sein (z.B. bei Bestellungen).

6. Captcha (Altcha)

Um unsere Formulare vor SPAM-Anfragen zu schützen, setzen wir einen Captcha-Dienst ein, der auf einem in Deutschland betriebenen Server gehostet wird. Der Dienst verwendet ein Proof-of-Work-Mechanismus und läuft vollständig im Hintergrund. Hierfür wird eine Prüfsumme der vom Browser gelösten Rechenaufgabe für zwei Stunden gespeichert. Personengespeicherte Daten werden nicht verarbeitet.

Rechtsgrundlage:

Der Einsatz vom Captcha-Dienst Altcha erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, unsere Webangebote vor missbräuchlicher automatisierter Ausspähung und vor SPAM zu schützen. 

7. Kartendienst MapTiler

Die Website nutzt über eine API den Kartendienst MapTiler. Anbieter ist die MapTiler AG, Höfnerstrasse 98, Unterägeri, Zug 6314, Schweiz.

Um die Funktionen von MapTiler nutzen zu können und Ihnen die Kartenausschnitte anzuzeigen, ist es notwendig, Ihre IP-Adresse an MapTiler zu übermitteln und vorübergehend zu speichern. Diese Speicherung erfolgt für die Dauer Ihrer Sitzung. MapTiler hostet seine Daten unter anderem auf Servern in der Europäischen Union. Der Betreiber dieser Webseite hat keinen Einfluss auf diese Datenübertragung. Laut Angaben von MapTiler werden keine Informationen über Ihr Nutzerverhalten zu Werbezwecken gesammelt oder an Dritte verkauft. Die Übermittlung der IP-Adresse erfolgt aus Sicherheitsgründen.

Rechtsgrundlage:

Die Rechtsgrundlage für die Nutzung des Kartendienstes MapTiler erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO im Interesse einer ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote und an einer leichten Auffindbarkeit der von uns auf der Website angegebenen Orte. 

Nach eigenen Angaben von MapTiler wird die IP Adresse längstens 20 Minuten gespeichert, um Sicherheitsprüfungen der Website vorzunehmen.

Mehr Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten finden Sie in der Datenschutzerklärung von MapTiler unter https://www.maptiler.com/privacy-policy/.

8. Betroffenenrechte

Als betroffene, bevollmächtigte oder berechtigte Person haben Sie jederzeit die Möglichkeit, gegenüber dem TOA-Servicebüro des DBH-Fachverband e.V. in Textform folgende Rechte geltend zu machen, sofern keine vertraglichen oder gesetzlichen Bestimmungen dem Entgegenstehen oder die Verarbeitung aus sonstigen Gründen erforderlich ist (z.B. wg. Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen).

Sie haben das Recht:

  • gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. 

  • gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.

  • gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen.

  • gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben.

  • gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.

  • gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes wenden.

9. Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen.

Legen Sie Widerspruch ein, wird der DBH – Fachverband für Soziale Arbeit, Strafrecht u. Kriminalpolitik e.V. Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, der DBH – Fachverband für Soziale Arbeit, Strafrecht u. Kriminalpolitik e.V. kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an info@toa-servicebuero.de.

10. Profiling

Als verantwortungsbewusster gemeinnützig tätiger Verein verzichten wir auf eine automatische Entscheidungsfindung oder Profiling.

11. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzinformation

Die jeweils aktuelle Version der Datenschutzerklärung ist an dieser Stelle verfügbar. Stand September 2026.

12. Links und Internetseiten Dritter

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